Úvodní ustanovení
- Tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují, jaké osobní údaje společnost Accessible Solutions s.r.o., IČO: 22063749, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10 (dále jen „Accessible Solutions“ nebo „my“) zpracovává v souvislosti s provozem webových stránek identilink.eu a systému IdentiLink, a to včetně administračního rozhraní, mobilní aplikace, čtecích zařízení a souvisejících serverových služeb (dále společně jen „Systém“).
- Zásady se vztahují na zpracování osobních údajů návštěvníků webových stránek, potenciálních zákazníků, kontaktních osob zákaznických organizací a koncových uživatelů Systému (žáků, studentů, zaměstnanců, zákonných zástupců a dalších osob, kterým zákaznická organizace přístup do Systému zřídí).
- Zpracování osobních údajů se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími souvisejícími právními předpisy.
- Systém IdentiLink je modulární – konkrétní zpracovávané údaje a účely zpracování se proto mohou lišit podle toho, které moduly (např. přístupový, docházkový nebo ubytovací systém) daná zákaznická organizace využívá. Tyto Zásady popisují zpracování napříč celým Systémem; ne všechny body se nutně týkají každého uživatele.
Kdo je správcem a kdo zpracovatelem
- Ve vztahu k návštěvníkům webových stránek, osobám vyplňujícím kontaktní formulář a kontaktním osobám zákaznických organizací je správcem osobních údajů Accessible Solutions.
- Ve vztahu ke koncovým uživatelům Systému nasazeného u konkrétní školy nebo firmy (dále jen „Organizace“) je správcem osobních údajů zpravidla Organizace sama – je to Organizace, kdo rozhoduje, které osoby budou v Systému vedeny, jaké moduly bude využívat a jak dlouho. Accessible Solutions v tomto vztahu vystupuje jako zpracovatel, který osobní údaje zpracovává jménem Organizace a na základě jejích pokynů, v rozsahu nezbytném pro poskytování Software a Služeb dle uzavřené smlouvy.
- Podrobnosti tohoto zpracovatelského vztahu, včetně povinností Accessible Solutions jako zpracovatele, upravuje Příloha obchodních podmínek „Podmínky zpracování osobních údajů“ – viz Obchodní podmínky.
- Pokud jste koncovým uživatelem Systému (např. žák, student, zaměstnanec nebo zákonný zástupce) a chcete uplatnit svá práva popsaná v čl. 10, obraťte se prosím primárně na svoji Organizaci (školu nebo zaměstnavatele) – ta je vaším správcem a je nejlépe schopna vaši žádost vyřídit. Accessible Solutions jí při vyřízení žádosti jako zpracovatel poskytne potřebnou součinnost.
Jaké osobní údaje zpracováváme
Návštěvníci webových stránek a kontaktní formulář
- Jméno a e-mailová adresa, které uvedete v kontaktním formuláři
- Obsah vaší zprávy / poptávky
- Technické údaje potřebné k ochraně formuláře před zneužitím (IP adresa zpracovávaná v rámci služby hCaptcha)
- Údaje generované používáním webu (viz čl. 8 – cookies a analytika)
Kontaktní osoby zákaznických organizací
- Jméno, e-mail, případně telefon kontaktní osoby Organizace, se kterou jednáme o dodávce a provozu Systému
Koncoví uživatelé Systému IdentiLink (v rozsahu dle využívaných modulů)
- Identifikační údaje: jméno a příjmení, e-mailová adresa, role v rámci Organizace (např. žák, zaměstnanec, administrátor)
- Přihlašovací údaje: přístupové heslo (uloženo výhradně v podobě nevratného hashe), případně vazba na přihlašovací účet Microsoft, pokud jej Organizace povolí
- Identifikátor přístupové karty (RFID/NFC) a technický identifikátor virtuální karty (BLE), sloužící k identifikaci u čteček
- Přístupové záznamy – datum, čas, čtecí zařízení a výsledek (vpuštění/odepření) jednotlivých identifikací
- Docházkové záznamy – u organizací využívajících docházkový modul: čas a typ záznamu (příchod, odchod a další administrátorem nastavené stavy)
- Údaje o ubytování – u organizací využívajících ubytovací modul: přiřazení pokoje, plánovaný a skutečný příchod/odchod
- Technický identifikátor (token) mobilního zařízení pro doručování push notifikací a historie přečtení notifikací
- Jazykové a zobrazovací nastavení mobilní aplikace
Provozní a bezpečnostní záznamy
- Technické protokoly o připojení čtecích zařízení a serverové komunikaci (IP adresa čtečky, čas připojení, verze firmwaru)
- Záznamy o pokusech o zneužití nebo překročení bezpečnostních limitů
- Chybové a provozní logy, které mohou v textu zprávy příležitostně obsahovat osobní údaje (např. součást chybové hlášky)
Účely a právní základ zpracování
- Vyřízení vaší poptávky nebo dotazu zaslaného kontaktním formulářem – právním základem je jednání o uzavření smlouvy, případně náš oprávněný zájem na komunikaci se zájemci o naše služby.
- Uzavření a plnění smlouvy s Organizací a poskytování Software a Služeb – právním základem je plnění smlouvy (ve vztahu k Organizaci jako naší smluvní straně), respektive plnění povinností zpracovatele na základě smlouvy a pokynů Organizace jako správce (ve vztahu k jejím koncovým uživatelům).
- Identifikace osob u čteček, řízení přístupu, evidence docházky a ubytování – jde o účel, pro který Organizace Systém primárně nasazuje; právním základem je plnění smlouvy mezi Organizací a jejími uživateli (např. pracovní nebo studijní vztah), respektive oprávněný zájem Organizace na ochraně majetku a bezpečnosti osob.
- Zajištění bezpečnosti, prevence zneužití a odhalování útoků na Systém (např. rate-limiting, bezpečnostní logy) – právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném provozu Systému.
- Zasílání push notifikací v rámci mobilní aplikace – právním základem je plnění smlouvy / oprávněný zájem Organizace na informování svých uživatelů.
- Používání analytických a měřicích nástrojů na webových stránkách (viz čl. 8) – právním základem je váš souhlas, respektive náš oprávněný zájem na vyhodnocování návštěvnosti webu.
- Plnění právních povinností (např. v oblasti účetnictví nebo v případě žádosti orgánu veřejné moci) – právním základem je plnění právní povinnosti.
Komu osobní údaje předáváme
- Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování Systému, a to zejména následujícím kategoriím příjemců:
- Poskytovatel e-mailových / SMTP služeb – pro doručení zpráv z kontaktního formuláře a transakčních e-mailů (např. odkaz pro obnovu hesla)
- hCaptcha (Intuition Machines, Inc.) – ověření kontaktního formuláře proti automatizovanému zneužití
- Google Ireland Limited – služby Google Analytics (měření návštěvnosti webu), Google Fonts (načtení webových fontů) a Firebase Cloud Messaging (doručování push notifikací v mobilní aplikaci)
- Poskytovatel serverové / cloudové infrastruktury, na které Systém a jeho databáze běží
- V případě koncových uživatelů Systému rovněž příslušná Organizace, která je jejich správcem
- Orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon
- Se všemi zpracovateli máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů, která jim ukládá zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu a k účelu podle našich pokynů a na odpovídající úrovni zabezpečení.
- Osobní údaje neprodáváme ani je nesdílíme se třetími stranami za účelem jejich vlastního marketingu.
Předávání osobních údajů do třetích zemí
- Někteří z výše uvedených zpracovatelů (zejména Google / Firebase a hCaptcha) mohou zpracovávat údaje na serverech umístěných mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA.
- V takovém případě je předání zajištěno na základě odpovídajících záruk podle GDPR – typicky standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, případně na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany.
Doba uchovávání osobních údajů
- Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly zpracovávány, případně po dobu vyžadovanou právními předpisy.
- Údaje zpracovávané jako zpracovatel jménem Organizace (identifikační, přístupové, docházkové a ubytovací záznamy koncových uživatelů) uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu s Organizací a dále po dobu nutnou k předání či výmazu dat podle jejích pokynů, v souladu s Přílohou obchodních podmínek „Podmínky zpracování osobních údajů“.
- Údaje z kontaktního formuláře uchováváme po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu a případnému navazujícímu obchodnímu jednání, nejdéle však [●].
- Provozní a bezpečnostní logy uchováváme po dobu [●], nejde-li o delší dobu vyžadovanou právním předpisem nebo nutnou k prošetření bezpečnostního incidentu.
Zabezpečení osobních údajů
- Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo změnou, mimo jiné:
- Hesla uživatelů ukládáme výhradně v podobě nevratného hashe, nikoli v čitelné podobě
- Přístup do administračního rozhraní a k datům je omezen na základě rolí a oprávnění
- Komunikace mezi čtecími zařízeními, servery a aplikacemi je autentizována pomocí bezpečnostních tokenů
- Provoz Systému je průběžně monitorován, včetně evidence bezpečnostních událostí a pokusů o zneužití
- Přestože se snažíme osobní údaje chránit na odpovídající úrovni, žádný systém není zcela bez rizika. V případě bezpečnostního incidentu s dopadem na osobní údaje postupujeme v souladu s GDPR, včetně případného oznámení Úřadu pro ochranu osobních údajů a dotčeným osobám.
Cookies a analytické nástroje
- Na webových stránkách identilink.eu používáme soubory cookie a obdobné technologie.
- Nezbytné cookies používáme pro základní funkčnost webu (např. technické zajištění formulářů).
- Pro měření návštěvnosti a chování uživatelů na webu využíváme nástroj Google Analytics, který do vašeho prohlížeče ukládá cookies a předává údaje o vaší návštěvě společnosti Google.
- Používání cookies můžete kdykoli omezit nebo zakázat v nastavení svého internetového prohlížeče. Omezení nezbytných cookies však může ovlivnit funkčnost webových stránek.
Zvláštní ochrana nezletilých osob
- Systém IdentiLink mohou v rámci školního prostředí využívat i osoby mladší 18 let, případně mladší 15 let.
- V takovém případě odpovídá za splnění podmínek zpracování osobních údajů nezletilého, včetně případného souhlasu zákonného zástupce, příslušná škola jakožto správce osobních údajů, v součinnosti se zákonným zástupcem – obdobně jako v čl. 2 Podmínek užívání aplikace.
- Accessible Solutions jako zpracovatel nezískává souhlasy zákonných zástupců přímo a údaje nezletilých zpracovává výhradně v rozsahu a na základě pokynů příslušné školy.
Automatizované rozhodování a profilování
- V rámci Systému neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by mělo vůči subjektům údajů právní účinky nebo se jich obdobně významně dotýkalo.
- Statistické a přehledové funkce Systému (např. dashboardy pro administrátory) slouží výhradně k informativnímu zobrazení dat a nejsou využívány k automatizovanému rozhodování o jednotlivcích.
Vaše práva
- V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo:
- na přístup ke svým osobním údajům a informaci o jejich zpracování
- na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů
- na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“), pokud pro to jsou splněny zákonné podmínky
- na omezení zpracování
- na přenositelnost údajů
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu
- kdykoli odvolat udělený souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu uděleném před jeho odvoláním
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz
- Jste-li koncovým uživatelem Systému nasazeného u konkrétní Organizace, doporučujeme uplatnit svá práva primárně přímo u této Organizace jakožto správce – viz čl. 2.4. Accessible Solutions jí jako zpracovatel poskytne potřebnou součinnost k vyřízení vaší žádosti.
- Ve všech ostatních případech (např. jako návštěvník webu nebo kontaktní osoba Organizace) můžete svá práva uplatnit přímo u Accessible Solutions na kontaktech uvedených v čl. 13.
Dobrovolnost poskytnutí údajů
- Poskytnutí osobních údajů prostřednictvím kontaktního formuláře je dobrovolné, bez jejich poskytnutí však nejsme schopni váš dotaz vyřídit.
- Poskytnutí osobních údajů koncových uživatelů Systému je zpravidla nezbytnou podmínkou pro využívání Systému (např. pro identifikaci u čteček) a vyplývá z rozhodnutí a pokynů příslušné Organizace jako správce.
Kontakt
- V případě jakýchkoli dotazů souvisejících se zpracováním osobních údajů nebo uplatněním vašich práv nás můžete kontaktovat:
Změny těchto Zásad
- Tyto Zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména v návaznosti na změny právních předpisů nebo funkcí Systému. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce.
- O podstatných změnách, které by se týkaly zpracování vašich osobních údajů, vás budeme informovat vhodným způsobem (např. na webových stránkách nebo v aplikaci).